A ideia geral para efectuar um orçamento para um projecto chave na mão é bastante simples, basta atribuir um valor por hora e multiplicar esse valor pelo número de horas para cada tarefa do projecto. O mesmo principio é aplicável a um projecto que não é fechado, pode aplicar-se um valor por hora a cada tarefa, não se sabendo à partida quantas horas vão ser necessárias.
Para encontrar o número de horas que se vão usar há que fazer um planeamento ou, no mínimo, uma estimativa credível.

O modelo de orçamento aqui apresentado foca-se nas Tecnologias de Informação (TI), mas não é exclusivo desta área. Na verdade pode ser usado como modelo para quase todas as áreas com as devidas adaptações às particularidades de cada uma.

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Orçamentar

De forma simples, um orçamento costuma fazer-se da seguinte forma:

1. Identificação das tarefas.
2. Identificação dos tipos de recursos.
3. Identificação do custo de cada tipo de recurso.
4. Estimativa de tempo de participação de cada tipo de recurso em cada tarefa.
5. Para cada tipo de recurso multiplica-se o tempo de participação no projecto pelo seu custo.

TI

A forma de encontrar o custo de um tipo de recurso na área das TIs costuma ser bastante simples. Cada tipo de recurso possui um ordenado base, que dividido por 22 (dias úteis de trabalho por mês) e depois por 8 (horas de trabalho diárias) permite encontrar o valor do seu custo por hora.  Esse valor por hora é quanto a empresa paga, por hora, a esse recurso. De forma a ganhar lucro com o projecto, a empresa tem de vender a hora esse recurso por um valor superior. Este método permite construir uma tabela de preços que passa a ser a referência para os orçamentos.

Por exemplo, em outsourcing é normal um recurso ser vendido por três vezes mais do que custa à empresa. No caso dos freelancers o preço por hora é, tipicamente, mais caro do que o de um recurso interno da empresa que efectue trabalho semelhante. Não nos podemos esquecer que os freelancers são, ao mesmo tempo, a empresa e o recurso, têm de pagar o seu ordenado, as suas obrigações fiscais e obter lucro para, como qualquer empresa, poderem crescer e criar um fundo para alturas menos fáceis.

Construir o Orçamento

Uma vez estando na posse dos elementos necessários para criar o orçamento, é fácil efectuar as contas numa qualquer folha de cálculo. Identifique as tarefas, estime as horas necessárias para cada tarefa, especifique o preço por hora e multiplique o preço pelas horas. Nos casos em que uma dada tarefa vai ser efectuada por um terceiro, pode indicar apenas o custo final dessa tarefa.

É importante ter algum grau de detalhe nas tarefas orçamentadas, se possível identifique as funcionalidade envolvidas. Esta opção permite ao frrelancer ter flexibilidade no futuro, quer seja na hora da negociação quer seja porque necessita de envolver outro recurso para desenvolver essas funcionalidades, dado que assim terá uma ideia aproximada do custo de fazer outsourcing do desenvolvimento de algumas das funcionalidades.

Factor K

É muito provável que o trabalho não possa ser totalmente executado pelo freelancer e que este tenha de recorrer a serviços de terceiros, por exemplo fazer tuning a uma BD ou encomendar o design de um site.
Pode também acontecer que existam algumas coisas no projecto para as quais o freelancer não possui conhecimento ou competência necessária e vai ter de optar por comprar esse conhecimento a terceiros ou então adquirir esse conhecimento.

Todas estas áreas “desconhecidas” criam algum desconforto, dado que nem tudo está sob o controlo directo do freelancer, por exemplo o tempo de aprendizagem de algo pode demorar mais do que o inicialmente previsto ou os recursos externos que freelancer contratou podem falhar.

Para minimizar o impacto destas situações, pode-se introduzir um factor K (comummente conhecido como “factor cagaço”) em cada uma dessas tarefas.  O factor K costuma variar entre os 10% e os 30%, e aplica-se somando à estimativa inicial a percentagem K dessa estimativa.

Descontos

O seu orçamento pode contemplar alguns descontos para determinadas tarefas. Por exemplo, pode ser aplicado um desconto a uma tarefa que não requer nenhuma qualificação especifica. Outro exemplo é efectuar um desconto sobre uma tarefa com a qual não está familiarizado, tal dividirá o custo de aprendizagem entre o freelancer e o cliente, o que é justo dado que o cliente não tem de pagar a aprendizagem do freelancer.

A aplicação de descontos deve ser efectuada com cuidado, dado que podem tirar flexibilidade negocial ao freelancer caso o cliente queira discutir o orçamento.

Exemplo

De seguia apresenta-se um exemplo de forma a clarificar e a consolidar o que foi explicado acima. É de referir que os valores são totalmente aleatórios e servem o único propósito de ilustração.
Imagine-se que o projecto em causa é uma loja virtual simples. Para construir a loja virtual vai ser necessário, de forma simples, efectuar as seguintes tarefas:

• Levantamento de requisitos
• Modelação e arquitectura
• Design da base de dados
• Design do site
• Programação
• Testes

Após o planeamento, ou estimativa, conclui-se que:

• Levantamento de requisitos: 56 horas.
• Modelação e arquitectura: 48 horas, 40 estimadas mais 20% de factor K.
• Design gráfico: 40 horas.
• Adaptação da framework: 20 horas.
• Programação da montra: 70 horas.
• Programação do backoffice: 70 horas.
• Design da Base de Dados: 32 horas.
• Testes: 40 horas.
• Gestão, Controlo e Reporting: 40 horas.

Partindo do principio de tem um preço fixo por hora de 20€, o orçamento será:

• Design Gráfico: 300€, comprado a uma empresa de web design por preço fixo.
• DBA (20€ – 50% desconto): 48horas x 10€ = 480€, 50% de desconto por aquisição de conhecimento dado que tem de aprender a trabalhar com a base de dados.
• Gestão, Controlo e Reporting (20€ – 50% de desconto): 25 horas x 10€ = 250€, 50% de desconto por ser uma tarefa sem necessidades de conhecimentos especializados.
• Tudo o resto: 433 horas * 20€ = 8660€.

Somando tudo dá: 9690€.

Apresentação do Orçamento

Uma vez construído o orçamento, a sua apresentação não deve ser descurada. Se o orçamento pode ser feito numa qualquer folha de cálculo, não é profissional o envio da mesma via email com uma mensagem do tipo “orçamento em anexo“.

Crie um documento específico para a apresentação de orçamentos. Não é necessário nada de complexo nem elaborado. Por exemplo, o documento pode ser constituído por:

• Uma página de rosto com a identificação do freelancer, do cliente e do projecto.
• Se entender que faz sentido ou é relevante, pode incluir uma página que sirva um pouco como cartão de visita, por exemplo pode explicar a missão e os valores. Se for um cliente novo, pode incluir referências a projectos importantes semelhantes. Se pelo contrário for um cliente com o qual já trabalhou, pode fazer referência aos projectos mais importantes que realizou para esse cliente.
• Inclua uma pequena explicação do orçamento. Se fez o orçamento baseado num documento do cliente, identifique esse documento como sendo a base para o que vai apresentar.  Se tal fizer sentido pode, por exemplo, explicar os descontos que efectuou por aquisição de conhecimento.
• Inclua o orçamento propriamente dito, identificando o tempo e o custo de cada uma das tarefas.
• Por fim inclua uma página a referir que o orçamento inclui IVA, ou que o IVA acresce , é válido por determinado período de tempo e, se tal fizer sentido, que é possível arrancar com o projecto a partir de determinada data.

Crie um PDF do documento em causa e envie-o ao cliente. Se o mesmo seguir por email, seja breve na mensagem mas deixe claro que espera uma resposta por parte do cliente, dado que não há nada pior do que a incerteza nestes casos.

Negociação

Se tudo correr bem, o cliente quererá falar com o freelancer e muito possivelmente um dos assuntos será a negociação do orçamento.

Esta situação é normal e requer alguma flexibilidade de forma a conseguir baixar o preço final do projecto sem nunca comprometer o planeamento nem o lucro. Para as empresas este tipo de “ginástica” é facilmente conseguido usando truques simples como cobrar o valor de um júnior por um sénior ou reduzir o factor de multiplicação do valor por hora. Um freelancer pode optar por outras estratégias, como por exemplo oferecer um valor mais baixo por hora em tarefas cujos conhecimentos técnicos são menos diferenciados ou oferecendo um desconto de 50% nas tarefas onde ainda não tem o conhecimento necessário, repartindo assim o custo de aprendizagem com o cliente. Pode negociar deixar de fora algumas tarefas ou funcionalidades para uma futura versão, isso vai baixar o custo final do projecto e muita vezes o cliente aceita esta situação dado as mesmas não são relevantes para a primeira versão.

Seja qual for a estratégia, o valor a cobrar nunca pode ser inferior ao valor de custo, pois caso contrário estamos a perder dinheiro.
Por vezes existe a tentação de assumir um projecto com prejuízo, de forma assumida e consciente, quando o projecto em causa é estratégico para o freelancer, por exemplo este quer mesmo entrar numa determinada área de negócio ou quer pôr um pé num determinado cliente. Esta opção é vista como uma estratégia e um investimento, recuperando o dinheiro investido ao longo do tempo, através de outros futuros projectos ou através da manutenção e suporte do projecto em causa. Esta estratégia requer bastante cuidado, uma vez que existe o risco do cliente não concordar com a subida de preço nos projectos seguintes ou simplesmente de ser price driven e uma vez findo o projecto vai de novo à procura de quem faça mais barato.