Existe uma altura na vida de um Freelancer onde irá aparecer projectos que não se encontram exactamente no seu ramo de trabalho, ou que simplesmente, necessita de uma ajuda extra para que o projecto fique mesmo ao gosto do cliente. Existem ainda aqueles clientes que acham que um Designer Freelancer pode fazer trabalhos de desenvolvimento Web sem qualquer problema, isso não é verdade, mas com a ajuda de outros Freelancers poderá criar uma “rede de contactos” que o irá ajudar nessa questão, já que assim não perde um cliente e ainda está a ajudar um colega de profissão.

O que fazer quando isso acontece?

Em primeira instância não se deve chatear com esses clientes. É certo que eles parece que nem tempo têm para ler a sua área de actuação, mas poderá ser apenas um mal entendido, ou mesmo uma dúvida que surge sempre, onde começa e acaba o design e o desenvolvimento Web.
O que geralmente se fazia era responder ao pedido com um pedido de desculpas, e os clientes desapareciam e nunca mais davam notícias.
Mas rapidamente foi perceptível que se estava a perder muitos potenciais negócios a agir assim, já que se precisam de desenvolvimento Web possivelmente irão precisar de Logótipo, ou Publicidade, etc.
A melhor solução para isso é juntar-se a outros freelancers que complementem a sua área, e além de estar a ajudar um cliente está também a ajudar um amigo de profissão. E se definirem tudo muito bem, possivelmente quando chegar um pedido de design para esse Freelancer, ele também irá lembrar-se de si e passar o trabalho para si.

Encontrar parcerias

Encontrar outro Freelancer para ser seu parceiro pode ser muito complicado e até assustador.
Para encontrar o Freelancer ideal há algumas coisas a ter em atenção:

- Verificar cuidadosamente a carteira de clientes do Freelancer assim como o Portfólio.
- Ter várias conversas com o Freelancer. Quer a nível profissional, quer a nível não profissional. Assim ficara muito mais fácil de conversar e manter uma boa amizade fora do trabalho.
- Confira os feedbacks dos clientes passados, para perceber se alguma vez falhou.
- Peça um pequeno trabalho para “testar” o Freelancer, e perceber a forma de trabalhar dele.

Como trabalhar em conjunto

Trabalhar em conjunto pode ser muito complicado para muitas pessoas, mas existem várias coisas a ter em conta, já que estará num nível diferente de trabalho. Já não está a trabalhar sozinho, mas sim em conjunto com outras pessoas.

- Será que o Freelancer tem habilidades, e capacidades, para o projecto que o cliente precisa?
- Pode confiar no Freelancer para este projecto? Não se esqueça que é também a sua reputação que está em jogo.
- Quais é que são as condições de pagamento? Não se esqueça de definir no contrato que está a “sub-contratar” outra pessoa para o projecto, para deixar o cliente bem informado.
- Não se esqueça de perceber a disponibilidade do Freelancer, antes de definir datas de entrega com o cliente.

Mesmo que o projecto que lhe apareça não tenha a ver com a sua área de trabalho, pode ainda passar todo o projecto para outros Freelancers, assim irá aumentar a sua rede de contactos, e a confiança dos Freelancers à sua volta.
Trabalhar em conjunto com outros Freelancers é uma óptima forma de expandir os seus conhecimentos, os seus clientes, e a sua rede de contactos.

Foto: Flicker.

Flexibilidade

Por vezes os clientes pedem alguma flexibilidade no pagamento. Sermos flexíveis é, tipicamente, uma característica boa, mas por vezes há casos extremos em que a flexibilidade é confundida com fraqueza e torna-se necessário impor-mo-nos de formas menos agradáveis.

Quando os clientes já são conhecidos por serem maus pagadores, devemos ser pró-activos e alterar o nosso modelo de facturação dos pagamentos de forma a ficarmos protegidos contra meses de espera por pagamento que teima em não acontecer.

Pré-Pagamento

Uma forma de evitar chatices é efectuar a cobrança antes de iniciar o projecto. Este tipo de solução é bastante inflexível para o cliente, mas quando este é um velho conhecido por ser mau pagador, esta é uma das formas mais seguras de garantirmos o pagamento do nosso trabalho.

Se o cliente se queixar, e provavelmente fá-lo-á, o argumento para esta atitude é simples de justificar, é o custo da sua reputação como mau pagador, se não tivesse essa reputação este tipo de modelo de facturação não seria necessário. Ser franco e directo numa situação destas mostra aos clientes maus pagadores que está ali para trabalhar mas que não aceita não ser pago pelo trabalho efectuado.

Neste modelo é necessário não esquecer que as alterações pedidas após o arranque do projecto devem ser igualmente pagas à cabeça.

Pagamentos Agendados

Uma forma mais flexível de pré-pagamento é o agendamento dos pagamentos. Por exemplo, 25% no arranque, 50% a meio e os restantes 25% no acto da entrega. Mas o simples acordo pode não ser suficiente. Peça cheques pré-datados, tantos quantos os pagamentos acordados e cada um com a data do pagamento acordado. Não se esqueça de avisar o cliente uns dias antes de que vai depositar o cheque referente a um determinado pagamento. Esta atenção para com o cliente é, na verdade, uma salvaguarda de que haverá dinheiro disponível para o pagamento.

Ninguém quer ficar na lista negra por um cheque sem cobertura, por isso esta técnica transfere-nos algum poder sobre o cliente. É normal o cliente tentar adiar esses pagamentos, pedindo mais algum tempo. Numa situação destas cabe-nos gerir a situação com bom senso. De novo, a flexibilidade é boa, mas não deve ser vista como uma fraqueza, pelo que esgotado o limite da flexibilidade podemos meter o cheque. Poderá acontecer o caso em que o cliente, se estiver de má fé, pode dar os cheques como perdidos, extraviados ou mesmo roubados. Numa situação deste tipo devemos analisar com muita atenção a nossa cooperação com o cliente, uma vez que está claro que este não se interessa pelo pagamento do trabalho.

Factoring

Factoring é, grosso modo, um serviço orientado para os problemas das vendas a crédito ou de prazos de pagamento dilatados. Esta solução é fácil de encontrar, quase todas as instituições bancárias possuem serviços de factoring, mas dado que há um custo associado, a sua utilização deverá ser ponderada com especial atenção.

Situações Extremas

Por vezes a cobrança atinge situações extremas em que temos também de tomar medidas extremas. Em casos destes já é difícil haver espaço para a flexibilidade, pelo esta poderá dar lugar à intransigência.

Grite

Literalmente, grite. Zangue-se com o cliente. Mostre-lhe o seu real descontentamento. Tenha em atenção que:

1. deve ter a razão do seu lado, com factos a suportarem a sua posição, e
2. nunca deve faltar ao respeito ao cliente.

Na verdade, ao contrário do que está acima, não é necessário gritar. Mas deve mostrar o seu desagrado de forma um pouco menos simpática, afinal o assunto é sério e grave e a conversa e a postura devem decorrer de acordo com a gravidade da situação. Por vezes é mesmo necessário fazer “cara feia” e essa atitude ajuda a desbloquear situações extremas.

Pare de Trabalhar

Um cliente que não paga não é sinónimo de um cliente que não quer ter o trabalho concluído. Quando o cliente se apercebe de que se não pagar não vai obter o trabalho, normalmente efectua o pagamento ou quererá dialogar para chegar a um novo acordo.

Mas dada a gravidade da situação, é necessário avaliar se a atitude se alterará ou o cliente está apenas a tentar mais do mesmo, ou seja mais trabalho sem pagamento. Numa situação destas poderá aceitar recomeçar o trabalho apenas após a consumação do pagamento em falta, ou mesmo avaliar se não está na hora de colocar um ponto final na colaboração.

Reavalie a Colaboração

Como visto anteriormente, há situações em que devemos ponderar seriamente a continuidade da colaboração com o cliente. Um cliente que não paga, ou que vai pagar mas muito diferido no tempo e, talvez, a conta-gotas, está apenas a atrasar-nos a vida.

Além de não estarmos a receber, por vezes ainda estamos a gastar em deslocações e alimentação, o que aumenta o saldo negativo para o nosso lado.

Mas o custo de uma situação destas extravasa o valor monetário envolvido. Uma situação destes consome também tempo e muita paciência para suportar e gerir a situação. No caso de sermos mais nervosos pode até existir um custo no que toca à nossa saúde.

Tudo isto somado deverá ser ponderado de forma a verificar se compensa suportar a situação ou se, por outro lado, está na hora de terminar a relação e encontrar outro projecto. Mesmo sem ter projecto, ficar em casa pode ser uma opção mais barata, dado que nos pode baixar custos como os da deslocação e alimentação.

Encontrar clientes é uma tarefa muito complicada quer para Freelancers, ou mesmo empresas. Actualmente, e principalmente, os Freelancers procuram clientes através de redes sociais (Twitter, Facebook, Linkedin, etc) ou em sites especialistas nessa área. Essas são óptimas formas de encontrar trabalhos por todo o país, ou mesmo fora dele, mas e trabalhar com clientes locais? E aumentar o seu leque de clientes locais, construindo assim uma boa rede de contactos e aumentar a sua credibilidade junto dos seus “vizinhos”? É para isso que este artigo serve, para dar algumas dicas a encontrar clientes locais para aumentar o seu leque de contactos locais.

Invista localmente

Se gastar dinheiro localmente está a construir a sua própria comunidade e o seu próprio negócio. Está a ajudar a sua comunidade em termos de impostos e serviços prestados à comunidade e ao mesmo tempo está a melhorar a sua rede de contactos e serviços prestados à comunidade adjacente.

Network

Existem centenas de formas de gerar a sua rede de contactos dentro da própria comunidade. As cidades metropolitanas maiores podem ter mais hipóteses, no entanto todas elas têm as suas hipóteses. Poderá apresentar-se fisicamente junto de empresas ou pequenos comerciantes e apresentar os seus serviços, se a sua apresentação for boa e simpatizarem consigo e com o seu trabalho podem não precisar para já mas o seu nome ficará como referência para futuros trabalhos, ou podem até sugerir para um amigo. Podem ainda criar flyers de publicidade e distribuir pelos pontos principais da cidade. Perceba onde é que o seu serviço poderá ser necessário e coloque publicidade nesses pontos. Não abuse de publicidade e tenha cuidado com o tipo de flyer que apresenta, se não tiver aptidões para a criação de um, solicite ajuda a um amigo designer ou recorra a um designer profissional para que nada corra mal.

Mostre os seus conhecimentos

Uma óptima forma de conquistar a comunidade é mostrar que sabe realmente da área onde oferece os seus serviços, por isso uma boa estratégia é dar workshop’s, aulas, conferências ou simplesmente organizar uma tertúlia para se debater o assunto. Os negócios podem vir directamente dessas ocasiões ou simplesmente com o “passa a palavra” daqueles que o ouviram junto de outros. Mostre que sabe do assunto e vai ver que vai haver clientes a depositarem confiança em si e no seu trabalho.

Saia à procura de negócio

Eu pessoalmente colecciono cartões-de-visita, sempre que entro numa loja nova, num negócio novo pergunto sempre se posso ficar com o cartão-de-visita. Se não tiverem, se for a sua área tem logo uma hipótese de negócio. Quando visitar negócios, pequenas lojas ou comerciais, tenham dois dedos de conversa com o gerente. Mas limite-se a poucos segundos de conversa e não seja muito intrusivo. Em algum tempo, com frases claras, mostre que está a prestar os seus serviços e quem sabe se não podem trabalhar juntos de uma ou outra forma. Certifique-se que poderá cumprir tudo aquilo que falar na primeira conversa, pois certamente que o cliente não vai esquecer ofertas de promoções ou descontos.

Existem muitas outras formas de encontrar clientes locais ou de aumentar a sua rede de contactos locais, estas são apenas algumas delas.
Só precisa que o seu nome comece a ser falado (pelo bem claro) e vai ver que vão chover contactos de todos os lados. Faça marketing do seu nome e o seu negócio aumentará exponencialmente.

E você, tem dicas para nós?

Estas dicas que vão ser aqui apresentadas não são técnicas milagrosas para conseguir trabalhos instantaneamente e numa quantidade exagerada, são apenas algumas técnicas que deverá aplicar ao seu portfólio online para melhorar a relação com os futuros clientes.
O seu portfólio é a porta de entrada para a maioria dos seus clientes, ou pelo menos aqueles que o conhecem através da Internet.

Facilitar o contacto

Deverá manter o seu contacto bem visível, e construir um formulário de contacto simples para que os clientes possam contacta-lo sem ter que sair do site. Lembre-se que “Menos é Mais” por isso não exagere nos campos a colocar no formulário pois muitos clientes apenas querem pedir um orçamento e estar a preencher 10 campos para isso é um autêntico exagero.
Faça com que os seus possíveis futuros clientes possam entrar consigo em apenas um ou dois clicks e com uma rapidez extrema.

Mostre apenas o Melhor

O melhor mesmo é escolher apenas aqueles projectos em que se sentiu completamente realziado e com os quais se identificou, o cliente não procura quantidade mas sim qualidade. E se colocar algum projecto menos bom, o cliente poderá ficar “de pé atrás” para o contratar. Organize os seus trabalhos por categorias para facilitar a visualização e acima de tudo mostrar ao cliente que consegue realizar mais do que um estilo de trabalhos.

Mostre-se ao Mundo

Não se esqueça que é importante o cliente conhecer com quem vai trabalhar, por isso crie uma página “Sobre” e dê-se a conhecer, quer a nível pessoal (não exagerando claro) mas principalmente a nível profissional. Um toque que nem sempre se dá o devido valor, é a fotografia de si próprio, assim vai mostrar que é uma pessoal real e não alguém que quer usurpar e levar os clientes a cair numa fraude.

Peça ajuda a antigos clientes

Os depoimentos podem ser curtos e não terem grandes histórias, mas são declarações de quem já trabalhou consigo e que irão falar do seu serviço e da qualidade do mesmo. Uma boa recomendação pode convencer potenciais clientes a trabalhar com o Freelancer pelo sucesso que teve com clientes anteriores. Peça aos seus clientes, quando finalizar o projecto, um pequeno feedback e não se esqueça de dizer qual a sua finalidade.

Estas são apenas algumas técnicas para aplicar ao seu Portfólio Online para persuadir os possíveis clientes.
E vocês, têm mais alguma técnica? Partilhem-na!

As descobertas fazem-se quando menos se espera

O Twitter é uma ferramenta essencial, para todas as áreas de trabalho, mas para aquelas onde a inspiração e criatividade é a base do trabalho, então aí a importância do Twitter duplica, já que todos os trabalhos que os Freelancers (e agências) fazem, publicam na timeline para comentários e críticas dos outros. Assim, terá acesso a dezenas de trabalhos todos os dias para que se inspire nos seus trabalhos. O ideal mesmo, é seguir as pessoas certas, e ter uma forma muito simples de “dividir” todos aqueles que segue por pastas, sendo assim mais fácil inspirar-se na sua área de trabalho sem falhar nada.

Usar o Twitter para negócio

O ideal será usar o meio termo, ou seja, a sua timeline deverá ter alguns dos seus trabalhos (actualizando conforme for entregando), e também um pouco da sua vida pessoal. Assim, os clientes que o encontrarem através do Twitter além do seu trabalho, conhecem já um pouco da pessoa, e isso poderá ser uma mais-valia para si na altura do cliente procurar o Freelancer ideal para trabalhar.

Auto-Promoção

Além de promover o seu trabalho, e os seus serviços, não se esqueça de passar informação importante, quer para colegas de trabalho, quer para possíveis clientes. Se a sua timeline for minimamente interessante em termos de recursos, ou mesmo pensamentos idealistas, verá que rapidamente o número de seguidores que o seguem aumenta exponencialmente. Para isso deverá seguir uma estratégia coerente, e não despejar para o Twitter tudo o que lhe apetecer, relembre-se da máxima “Menos é Mais”, e quando o cliente encontra uma timeline a ser actualizada a cada 5 minutos, então é porque o Freelancer não possui clientes, e não possuindo clientes, significa que o seu trabalho não é o melhor.

Construir uma rede de amizades

Com o Twitter, os seguidores ideias e a seguir pessoas que lhe interessam, é muito mais simples de criar uma rede de amizades ideal para a sua profissão. Lembre-se que hoje pode não necessitar de ajuda, mas não sabe o dia de amanha, e ter uma boa rede de amigos da mesma área de trabalho não lhe irá roubar os clientes, há espaço para todos trabalharem, desde que se respeitem mutuamente.

Estas são apenas alguns pontos que eu acho importante na utilização do Twitter. Actualmente o Tiwtter faz parte da vida de muitos, como se fosse um diário, diário esse que pode ser usado a nível profissional, e com inúmeras vantagens para si e para os seus clientes.

E vocês, como encaram a utilização do Twitter?

Estava eu a “devorar” os últimos posts do ClientesDoInferno (já agora, aconselho muito a darem uma vista de olhos para se poderem rir um pouco do que vai acontecendo no panorama nacional), quando me apercebi que as pessoas encaram o trabalho dos outros sem nenhuma seriedade. Obviamente que isto não se passa apenas no Freelancing, mas o que é certo é que o Freelancing ainda é visto como um “part-time” para compensar algumas lacunas, e muitas vezes não é encarado como deveria ser por parte de clientes, ou apenas interessados.

Formulando a minha teoria passo a explicar. Muitas pessoas pensam que Freelancers são aqueles “bichos” que não conseguem encontrar trabalho em empresas de renome e acabam mesmo por se aventurar nesta vida, e por isso, não têm as capacidades necessárias para elaborar o trabalho. Ou na pior das situações, depois do primeiro contacto Freelancer – Cliente, o cliente acha que pela simples forma do Freelancer não ter uma empresa por detrás dele, pode praticar preços ridículos no mercado e quando é apresentado o orçamento detalhado ao cliente, ele ou nunca mais dá notícias, ou então acha ridículo e tem sempre um “primo do amigo do filho” que faz o mesmo trabalho e nem cobra qualquer valor. Isto mostra o panorama nacional em relação aos trabalhadores independentes, que são encarados de uma forma muito brejeira e muitas vezes trabalham muito mais, e melhor, que empresas de renome que cobram 10x do valor apresentado pelo Freelancer.

Agora levanta-se a questão.
Será o Freelancing uma “moda” passageira, e a sociedade tem razão em não dar o devido valor a estes profissionais, para que o mercado empresarial não caia em desgraça?
Pessoalmente acho que cada vez mais há freelancers ligados aos trabalhos independentes (clientes independentes) e a empresas de renome que contratam freelancers para trabalhos pontuais. Por isso o Freelancing ainda tem muito para crescer em Portugal, na minha opinião claro.
Mas gostava muito de ouvir a vossa!
Prenunciem-se…

A.J

Proporcionar um serviço de qualidade e manter clientes é fundamental para o sucesso, e manutenção no mercado, de qualquer freelancer ou até mesmo empresa. Neste post vamos olhar para nove causas mais comuns para os clientes abandonar o Freelancer e procurar outro. A intenção é fornecer alguns exemplos claros de coisas que devem ser evitados se você deseja manter seus clientes satisfeitos.

1 – Não entregar trabalho de qualidade

Os clientes têm sempre uma certa expectativa em termos de qualidade do trabalho. Pode parecer que essas expectativas estão completamente ligadas ao seu orçamento (orçamento alto = alta qualidade, baixo orçamento = baixa qualidade), mas isso nem sempre é o caso. Não fazer jus às expectativas de qualidade de um cliente pode levar a uma rotura nos negócios, feedback negativo para outros possíveis clientes, e até mesmo a perda de um cliente antes de um projecto estar concluído.

2 – Não dar os serviços que necessitam

A maioria dos clientes quando procura um Freelancer precisa de uma variedade de diferentes serviços. Talvez eles precisem de web design, desenvolvimento de um tema WordPress, SEO, design, copywritting e sabe-se lá mais o quê. Se o Freelancer não fornecer esses serviços por si mesmo, subcontratar ou ter alguém em quem o Freelancer confie é uma excelente solução para que não perca o cliente.

A maioria dos freelancers oferecem alguma variedade nos serviços que prestam, mas haverá sempre alguns clientes que precisam de serviços que estão fora da sua área de especialização. Para estas situações, é bom ter uma rede de contactos estabelecida de modo a que o Freelancer possa terciarizar o trabalho ou ajudar o cliente a encontrar alguém para um aspecto particular. Fazê-lo pode ajudar você a satisfazer as necessidades do cliente, tarefa importante para manter o seu cliente satisfeito e fazer voltar a si numa próxima vez.

3 – Prometer e não cumprir

Fazer promessas aos clientes que não possa manter ou cumprir, vai fazer o cliente procurar outro Freelancer. A mentira não é boa em nenhuma situação, por isso mantenha sempre todas as cartas em cima da mesa, e nunca esconda nada. Se está sem tempo, se não tem capacidades, se necessita de ajuda ou mais tempo, explique isso ao seu cliente. Será muito melhor do que prometer algo e não cumprir, além do projecto ficar a meio, será a sua imagem que fica manchada.

4 – Não cumprir prazos

Mais uma vez, seja honesto com o seu cliente e informe-o da sua situação em termos de tempo. Quase todos os projectos têm prazos de algum tipo. Embora possam existir situações em que é facultativo, em geral é uma boa maneira de perturbar os clientes e fazê-los perder a confiança em você, se não cumprir os prazos que foram estabelecidos anteriormente. Os prazos estão lá por uma razão, e quando os clientes realmente precisam de algo para determinada data, terá  uma razão de ser, por isso evite não cumprir os prazos estabelecidos.

DaDaAce

Se você quiser manter os clientes felizes e evitar perdê-los para outros freelancers, o cumprimento de prazos é um grande começo. Certifique-se que os prazos que você está a estabelecer com o cliente são realistas e ajuste todo o seu trabalho de forma a não os ultrapassar de modo algum. Assim evitará complicações para si e para o cliente. Mais uma vez, seja honesto com o cliente, ele vai agradecer-lhe mais tarde!

5 – Não dar importância ao planeamento

Se você quer produzir um trabalho de baixa qualidade que não será eficaz para os seus clientes, então não faça nenhum tipo de planeamento. Conhecer o cliente, o seu negócio e os seus clientes é uma parte essencial do processo de trabalho. É importante o tempo “gasto” para entender suas necessidades e desenvolver um plano que irá trabalhar assente nele para obter resultados de qualidade. Iniciar um projecto sem um bom pleaneamento é uma óptima maneira de garantir que não está a fazer o seu melhor trabalho, nem a ser o melhor para o seu cliente. Planear é trabalhar.

6 – Não encarar o seu trabalho com profissionalismo

Os clientes esperam ter uma relação profissional com o seu freelancer, então se você quiser perdê-los, trate o seu negócio como se fosse um hobbie e não trabalhe com a qualidade adequada.

Se você está com o objectivo de manter seus clientes satisfeitos com o trabalho que você está a fazer para eles, demonstre profissionalismo no seu trabalho e eles vão ter uma grande dose de confiança na sua capacidade de fazer o trabalho. E certamente que o voltarão a contactar mais tarde para novos projectos em conjunto.

7 – Não estar contactável

Serviço ao cliente é uma grande preocupação para os clientes, por isso a falta de resposta, muitas vezes, levam os clientes a procurar um novo freelancer. Isso aplica-se ao período inicial do projecto, bem como os aos contactos posteriores de manutenção, suporte e ajuda.

Se você gostaria de manter seus clientes satisfeitos com seus serviços, faça sempre um esforço para estar contactável para eles em qualquer situação (sem exageros como é obvio). Se não estiver disponível na hora que o cliente o contactar, uma mensagem de retorno, ou um telefonema, será encarado com preocupação para com o cliente e certamente que este irá gostar muito do gesto.

8 – Não mostrar o valor verdadeiro dos seus serviços

Muitos clientes, em algum momento vão avaliar os serviços que você está a fornecer para determinar se vale a pena o custo deles. Eles podem até comparar os seus valores e serviços a outros freelancers inferiores se por ventura não mostrar ao cliente que este está a pagar o valor verdadeiro dos seus serviços, e não os está a enganar ou tentar ser fraudulento.

A maioria dos clientes não entendem tudo o que está envolvido com o trabalho que você está a oferecer, e se você baixar o valor simplesmente por isso, eles nunca vão perceber o valor certo das coisas. O melhor será mesmo elaborar um orçamento super detalhado, com todas as fases incluídas, assim como datas, horas de trabalho e valores a cobrar por tudo aquilo que irá prestar ao cliente. Assim nada ficará por esclarecer, e o seu cliente ficará muito bem informado.

9 – Não responder às suas perguntas

Os clientes vão frequentemente ter dúvidas sobre o processo do projecto,sobre determinada fase, ou apenas preocupação geral de que eles gostariam que o freelancer realizasse. Quando eles não têm as suas perguntas respondidas ou suas preocupações abordadas muitas vezes eles vão perder alguma confiança no freelancer ou no que este está a fazer no seu projecto.

Para os freelancer que querem manter seus clientes e mantê-los felizes, terão que ter tempo para responder às suas perguntas e dúvidas. Isso ajuda a mostrar aos clientes o valor do freelancer / relacionamento com o cliente, além que ajuda a mostrar que sabe o que está a fazer e que o cliente está em boas mãos com o vosso trabalho.

E vocês, que situações já passaram? Deixem as vossas opiniões !

Vou destacar aqui dois, que para mim serão os melhores que estão actualmente online.
Se conhecerem mais não hesitem em anuncia-los aqui.

O modelo de orçamento aqui apresentado foca-se nas Tecnologias de Informação (TI), mas não é exclusivo desta área. Na verdade pode ser usado como modelo para quase todas as áreas com as devidas adaptações às particularidades de cada uma.

Foto: Flickr

Orçamentar

De forma simples, um orçamento costuma fazer-se da seguinte forma:

1. Identificação das tarefas.
2. Identificação dos tipos de recursos.
3. Identificação do custo de cada tipo de recurso.
4. Estimativa de tempo de participação de cada tipo de recurso em cada tarefa.
5. Para cada tipo de recurso multiplica-se o tempo de participação no projecto pelo seu custo.

TI

A forma de encontrar o custo de um tipo de recurso na área das TIs costuma ser bastante simples. Cada tipo de recurso possui um ordenado base, que dividido por 22 (dias úteis de trabalho por mês) e depois por 8 (horas de trabalho diárias) permite encontrar o valor do seu custo por hora.  Esse valor por hora é quanto a empresa paga, por hora, a esse recurso. De forma a ganhar lucro com o projecto, a empresa tem de vender a hora esse recurso por um valor superior. Este método permite construir uma tabela de preços que passa a ser a referência para os orçamentos.

Por exemplo, em outsourcing é normal um recurso ser vendido por três vezes mais do que custa à empresa. No caso dos freelancers o preço por hora é, tipicamente, mais caro do que o de um recurso interno da empresa que efectue trabalho semelhante. Não nos podemos esquecer que os freelancers são, ao mesmo tempo, a empresa e o recurso, têm de pagar o seu ordenado, as suas obrigações fiscais e obter lucro para, como qualquer empresa, poderem crescer e criar um fundo para alturas menos fáceis.

Construir o Orçamento

Uma vez estando na posse dos elementos necessários para criar o orçamento, é fácil efectuar as contas numa qualquer folha de cálculo. Identifique as tarefas, estime as horas necessárias para cada tarefa, especifique o preço por hora e multiplique o preço pelas horas. Nos casos em que uma dada tarefa vai ser efectuada por um terceiro, pode indicar apenas o custo final dessa tarefa.

É importante ter algum grau de detalhe nas tarefas orçamentadas, se possível identifique as funcionalidade envolvidas. Esta opção permite ao frrelancer ter flexibilidade no futuro, quer seja na hora da negociação quer seja porque necessita de envolver outro recurso para desenvolver essas funcionalidades, dado que assim terá uma ideia aproximada do custo de fazer outsourcing do desenvolvimento de algumas das funcionalidades.

Factor K

É muito provável que o trabalho não possa ser totalmente executado pelo freelancer e que este tenha de recorrer a serviços de terceiros, por exemplo fazer tuning a uma BD ou encomendar o design de um site.
Pode também acontecer que existam algumas coisas no projecto para as quais o freelancer não possui conhecimento ou competência necessária e vai ter de optar por comprar esse conhecimento a terceiros ou então adquirir esse conhecimento.

Todas estas áreas “desconhecidas” criam algum desconforto, dado que nem tudo está sob o controlo directo do freelancer, por exemplo o tempo de aprendizagem de algo pode demorar mais do que o inicialmente previsto ou os recursos externos que freelancer contratou podem falhar.

Para minimizar o impacto destas situações, pode-se introduzir um factor K (comummente conhecido como “factor cagaço”) em cada uma dessas tarefas.  O factor K costuma variar entre os 10% e os 30%, e aplica-se somando à estimativa inicial a percentagem K dessa estimativa.

Descontos

O seu orçamento pode contemplar alguns descontos para determinadas tarefas. Por exemplo, pode ser aplicado um desconto a uma tarefa que não requer nenhuma qualificação especifica. Outro exemplo é efectuar um desconto sobre uma tarefa com a qual não está familiarizado, tal dividirá o custo de aprendizagem entre o freelancer e o cliente, o que é justo dado que o cliente não tem de pagar a aprendizagem do freelancer.

A aplicação de descontos deve ser efectuada com cuidado, dado que podem tirar flexibilidade negocial ao freelancer caso o cliente queira discutir o orçamento.

Exemplo

De seguia apresenta-se um exemplo de forma a clarificar e a consolidar o que foi explicado acima. É de referir que os valores são totalmente aleatórios e servem o único propósito de ilustração.
Imagine-se que o projecto em causa é uma loja virtual simples. Para construir a loja virtual vai ser necessário, de forma simples, efectuar as seguintes tarefas:

• Levantamento de requisitos
• Modelação e arquitectura
• Design da base de dados
• Design do site
• Programação
• Testes

Após o planeamento, ou estimativa, conclui-se que:

• Levantamento de requisitos: 56 horas.
• Modelação e arquitectura: 48 horas, 40 estimadas mais 20% de factor K.
• Design gráfico: 40 horas.
• Adaptação da framework: 20 horas.
• Programação da montra: 70 horas.
• Programação do backoffice: 70 horas.
• Design da Base de Dados: 32 horas.
• Testes: 40 horas.
• Gestão, Controlo e Reporting: 40 horas.

Partindo do principio de tem um preço fixo por hora de 20€, o orçamento será:

• Design Gráfico: 300€, comprado a uma empresa de web design por preço fixo.
• DBA (20€ – 50% desconto): 48horas x 10€ = 480€, 50% de desconto por aquisição de conhecimento dado que tem de aprender a trabalhar com a base de dados.
• Gestão, Controlo e Reporting (20€ – 50% de desconto): 25 horas x 10€ = 250€, 50% de desconto por ser uma tarefa sem necessidades de conhecimentos especializados.
• Tudo o resto: 433 horas * 20€ = 8660€.

Somando tudo dá: 9690€.

Apresentação do Orçamento

Uma vez construído o orçamento, a sua apresentação não deve ser descurada. Se o orçamento pode ser feito numa qualquer folha de cálculo, não é profissional o envio da mesma via email com uma mensagem do tipo “orçamento em anexo“.

Crie um documento específico para a apresentação de orçamentos. Não é necessário nada de complexo nem elaborado. Por exemplo, o documento pode ser constituído por:

• Uma página de rosto com a identificação do freelancer, do cliente e do projecto.
• Se entender que faz sentido ou é relevante, pode incluir uma página que sirva um pouco como cartão de visita, por exemplo pode explicar a missão e os valores. Se for um cliente novo, pode incluir referências a projectos importantes semelhantes. Se pelo contrário for um cliente com o qual já trabalhou, pode fazer referência aos projectos mais importantes que realizou para esse cliente.
• Inclua uma pequena explicação do orçamento. Se fez o orçamento baseado num documento do cliente, identifique esse documento como sendo a base para o que vai apresentar.  Se tal fizer sentido pode, por exemplo, explicar os descontos que efectuou por aquisição de conhecimento.
• Inclua o orçamento propriamente dito, identificando o tempo e o custo de cada uma das tarefas.
• Por fim inclua uma página a referir que o orçamento inclui IVA, ou que o IVA acresce , é válido por determinado período de tempo e, se tal fizer sentido, que é possível arrancar com o projecto a partir de determinada data.

Crie um PDF do documento em causa e envie-o ao cliente. Se o mesmo seguir por email, seja breve na mensagem mas deixe claro que espera uma resposta por parte do cliente, dado que não há nada pior do que a incerteza nestes casos.

Negociação

Se tudo correr bem, o cliente quererá falar com o freelancer e muito possivelmente um dos assuntos será a negociação do orçamento.

Esta situação é normal e requer alguma flexibilidade de forma a conseguir baixar o preço final do projecto sem nunca comprometer o planeamento nem o lucro. Para as empresas este tipo de “ginástica” é facilmente conseguido usando truques simples como cobrar o valor de um júnior por um sénior ou reduzir o factor de multiplicação do valor por hora. Um freelancer pode optar por outras estratégias, como por exemplo oferecer um valor mais baixo por hora em tarefas cujos conhecimentos técnicos são menos diferenciados ou oferecendo um desconto de 50% nas tarefas onde ainda não tem o conhecimento necessário, repartindo assim o custo de aprendizagem com o cliente. Pode negociar deixar de fora algumas tarefas ou funcionalidades para uma futura versão, isso vai baixar o custo final do projecto e muita vezes o cliente aceita esta situação dado as mesmas não são relevantes para a primeira versão.

Seja qual for a estratégia, o valor a cobrar nunca pode ser inferior ao valor de custo, pois caso contrário estamos a perder dinheiro.
Por vezes existe a tentação de assumir um projecto com prejuízo, de forma assumida e consciente, quando o projecto em causa é estratégico para o freelancer, por exemplo este quer mesmo entrar numa determinada área de negócio ou quer pôr um pé num determinado cliente. Esta opção é vista como uma estratégia e um investimento, recuperando o dinheiro investido ao longo do tempo, através de outros futuros projectos ou através da manutenção e suporte do projecto em causa. Esta estratégia requer bastante cuidado, uma vez que existe o risco do cliente não concordar com a subida de preço nos projectos seguintes ou simplesmente de ser price driven e uma vez findo o projecto vai de novo à procura de quem faça mais barato.

Foto: NVI International

Como conseguir ser referenciado?

Não há melhor referência do que um bom trabalho. Mas para obtermos uma boa referência é necessário ter um trabalho “UAU”. Podemos fazer um bom trabalho, entregando tudo a tempo e horas e deixar o cliente satisfeito, mas isso não causa grande impacto, dado que apenas foi cumprido o que estava acordado e era esperado. O mesmo não se passa se as expectativas do cliente forem ultrapassadas e este disser “UAU” quando vir o nosso trabalho.

Obter um “UAU” nem sempre é difícil. Muitas vezes passa pela forma como tratamos das coisas ou pela forma como nos empenhámos na tarefa ou até mesmo como integrámos a equipa do cliente.

Por exemplo, se trabalha na área do software, entregar um manual técnico com a especificação do desenvolvimento ou ter um vídeo de ajuda à utilização do produto é algo que, tipicamente, o cliente não espera numa entrega e que é fácil de obter. No caso da documentação técnica, é fácil fazer um modelo do código e extrair o comentário dos métodos, procedimentos, funções, classes, etc. e compilar essa informação um PDF, existem ferramentas que fazem a maior parte destas tarefas. No caso do vídeo é igualmente simples, basta capturar um dos testes que faz durante o desenvolvimento. Encontre uma forma de surpreender o seu cliente e garantidamente ele lembrar-se-á de si com muito mais facilidade.

Mas obter um “UAU” nem sempre é assim tão simples. Por vezes não temos tempo suficiente para criar o tal “extra” ou simplesmente o cliente não valoriza o “extra” que lhe entregámos. Nesse caso devemos tentar compreender o porquê de não termos sido bem sucedidos de forma a corrigir as acções futuras.

Marketing Pessoal

Mas um bom trabalho só por si não é suficiente. Podemos ser os melhores do mundo em algo, mas se o mundo não souber que somos bons, então não vamos ser referenciados. Quando conseguiu um “UAU” de um cliente, obtenha uma citação dele. Não é necessário nada de elaborado, uma ou duas frases simples que possa usar no LinkedIn ou no seu site são suficientes.

Se tiver uma newsletter, usar o Twitter ou algo que lhe permita publicitar o contentamento do seu cliente, use-o. Aproveite para retribuir e agradeça a oportunidade, fazendo referência ao que mais lhe agradou no projecto ou qual o maior desafio que ultrapassou.

Não se esqueça de actualizar o seu portefólio e curriculum vitae, em especial a versão on-line. Se já passou a fase de iniciado e não tem uma versão on-line do seu portefólio ou curriculum vitae, crie uma. A partir de uma determinada altura é imprescindível ter uma presença virtual de forma a que quando for referenciado, seja possível ver o seu trabalho antes de ser contactado.

Networking

Actualmente é quase impossível fazer marketing sem usar uma rede de contactos profissionais. Registe-se numa rede de contactos profissionais, como por exemplo o LinkedIn, e ligue-se às pessoas com quem trabalha, ou trabalhou. Explore os contactos desses contactos verificando quais podem ser potenciais clientes seus.

Sempre que observar que poderá haver possibilidade de vender os seus serviços a uma dessas pessoas, encete contacto com elas, através do contacto que têm em comum ou directamente fazendo referência ao contacto em comum. Não se esqueça de frisar que terá todo o gosto em dar referências ou mesmo que as pode pedir à pessoa que é o vosso contacto comum.

Retribua

Sempre que possível, retribua a referência. Não só é simpático como permitirá às pessoas lembrarem-se de si mais facilmente em projectos futuros. Por exemplo, se estiver num projecto em que seja necessário criar o design de um site, pode referenciar essa empresa, ou pessoa, recomendando-a. Se a sua referência resultar, de certo tudo correrá bem, afinal ninguém recomenda um serviço se não tiver uma boa referência sobre o mesmo. E tudo correndo pele melhor as três partes ficaram bastante satisfeitas: você porque ajudou o seu cliente, o seu cliente porque vocês o ajudou a resolver um problema, e a empresa, ou pessoa, referenciada dado que ganhou mais um cliente.