Foto: Flicker.

Flexibilidade

Por vezes os clientes pedem alguma flexibilidade no pagamento. Sermos flexíveis é, tipicamente, uma característica boa, mas por vezes há casos extremos em que a flexibilidade é confundida com fraqueza e torna-se necessário impor-mo-nos de formas menos agradáveis.

Quando os clientes já são conhecidos por serem maus pagadores, devemos ser pró-activos e alterar o nosso modelo de facturação dos pagamentos de forma a ficarmos protegidos contra meses de espera por pagamento que teima em não acontecer.

Pré-Pagamento

Uma forma de evitar chatices é efectuar a cobrança antes de iniciar o projecto. Este tipo de solução é bastante inflexível para o cliente, mas quando este é um velho conhecido por ser mau pagador, esta é uma das formas mais seguras de garantirmos o pagamento do nosso trabalho.

Se o cliente se queixar, e provavelmente fá-lo-á, o argumento para esta atitude é simples de justificar, é o custo da sua reputação como mau pagador, se não tivesse essa reputação este tipo de modelo de facturação não seria necessário. Ser franco e directo numa situação destas mostra aos clientes maus pagadores que está ali para trabalhar mas que não aceita não ser pago pelo trabalho efectuado.

Neste modelo é necessário não esquecer que as alterações pedidas após o arranque do projecto devem ser igualmente pagas à cabeça.

Pagamentos Agendados

Uma forma mais flexível de pré-pagamento é o agendamento dos pagamentos. Por exemplo, 25% no arranque, 50% a meio e os restantes 25% no acto da entrega. Mas o simples acordo pode não ser suficiente. Peça cheques pré-datados, tantos quantos os pagamentos acordados e cada um com a data do pagamento acordado. Não se esqueça de avisar o cliente uns dias antes de que vai depositar o cheque referente a um determinado pagamento. Esta atenção para com o cliente é, na verdade, uma salvaguarda de que haverá dinheiro disponível para o pagamento.

Ninguém quer ficar na lista negra por um cheque sem cobertura, por isso esta técnica transfere-nos algum poder sobre o cliente. É normal o cliente tentar adiar esses pagamentos, pedindo mais algum tempo. Numa situação destas cabe-nos gerir a situação com bom senso. De novo, a flexibilidade é boa, mas não deve ser vista como uma fraqueza, pelo que esgotado o limite da flexibilidade podemos meter o cheque. Poderá acontecer o caso em que o cliente, se estiver de má fé, pode dar os cheques como perdidos, extraviados ou mesmo roubados. Numa situação deste tipo devemos analisar com muita atenção a nossa cooperação com o cliente, uma vez que está claro que este não se interessa pelo pagamento do trabalho.

Factoring

Factoring é, grosso modo, um serviço orientado para os problemas das vendas a crédito ou de prazos de pagamento dilatados. Esta solução é fácil de encontrar, quase todas as instituições bancárias possuem serviços de factoring, mas dado que há um custo associado, a sua utilização deverá ser ponderada com especial atenção.

Situações Extremas

Por vezes a cobrança atinge situações extremas em que temos também de tomar medidas extremas. Em casos destes já é difícil haver espaço para a flexibilidade, pelo esta poderá dar lugar à intransigência.

Grite

Literalmente, grite. Zangue-se com o cliente. Mostre-lhe o seu real descontentamento. Tenha em atenção que:

1. deve ter a razão do seu lado, com factos a suportarem a sua posição, e
2. nunca deve faltar ao respeito ao cliente.

Na verdade, ao contrário do que está acima, não é necessário gritar. Mas deve mostrar o seu desagrado de forma um pouco menos simpática, afinal o assunto é sério e grave e a conversa e a postura devem decorrer de acordo com a gravidade da situação. Por vezes é mesmo necessário fazer “cara feia” e essa atitude ajuda a desbloquear situações extremas.

Pare de Trabalhar

Um cliente que não paga não é sinónimo de um cliente que não quer ter o trabalho concluído. Quando o cliente se apercebe de que se não pagar não vai obter o trabalho, normalmente efectua o pagamento ou quererá dialogar para chegar a um novo acordo.

Mas dada a gravidade da situação, é necessário avaliar se a atitude se alterará ou o cliente está apenas a tentar mais do mesmo, ou seja mais trabalho sem pagamento. Numa situação destas poderá aceitar recomeçar o trabalho apenas após a consumação do pagamento em falta, ou mesmo avaliar se não está na hora de colocar um ponto final na colaboração.

Reavalie a Colaboração

Como visto anteriormente, há situações em que devemos ponderar seriamente a continuidade da colaboração com o cliente. Um cliente que não paga, ou que vai pagar mas muito diferido no tempo e, talvez, a conta-gotas, está apenas a atrasar-nos a vida.

Além de não estarmos a receber, por vezes ainda estamos a gastar em deslocações e alimentação, o que aumenta o saldo negativo para o nosso lado.

Mas o custo de uma situação destas extravasa o valor monetário envolvido. Uma situação destes consome também tempo e muita paciência para suportar e gerir a situação. No caso de sermos mais nervosos pode até existir um custo no que toca à nossa saúde.

Tudo isto somado deverá ser ponderado de forma a verificar se compensa suportar a situação ou se, por outro lado, está na hora de terminar a relação e encontrar outro projecto. Mesmo sem ter projecto, ficar em casa pode ser uma opção mais barata, dado que nos pode baixar custos como os da deslocação e alimentação.

Todos sabem que para os freelancers o espaço de trabalho é super importante, no entanto nem sempre existe a possibilidade de construir o melhor espaço de trabalho, umas vezes por questões financeiras, outras por falta de inspiração.

Como nós aqui não podemos resolver as questões financeiras, vamos pelo menos ajudar nas questões de inspiração e vamos mostrar alguns espaços de trabalho super interessantes.

Es el turno de Karla Cobo, último personaje de freaklances. Karla es realizadora de vídeo y cine, no distingue la realiadad si no es a través de su cámara, la cual según ella nunca le mentiría. Karla es distante pero amable, si consigues ser enfocado por su cámara significa que existes.

O modelo de orçamento aqui apresentado foca-se nas Tecnologias de Informação (TI), mas não é exclusivo desta área. Na verdade pode ser usado como modelo para quase todas as áreas com as devidas adaptações às particularidades de cada uma.

Foto: Flickr

Orçamentar

De forma simples, um orçamento costuma fazer-se da seguinte forma:

1. Identificação das tarefas.
2. Identificação dos tipos de recursos.
3. Identificação do custo de cada tipo de recurso.
4. Estimativa de tempo de participação de cada tipo de recurso em cada tarefa.
5. Para cada tipo de recurso multiplica-se o tempo de participação no projecto pelo seu custo.

TI

A forma de encontrar o custo de um tipo de recurso na área das TIs costuma ser bastante simples. Cada tipo de recurso possui um ordenado base, que dividido por 22 (dias úteis de trabalho por mês) e depois por 8 (horas de trabalho diárias) permite encontrar o valor do seu custo por hora.  Esse valor por hora é quanto a empresa paga, por hora, a esse recurso. De forma a ganhar lucro com o projecto, a empresa tem de vender a hora esse recurso por um valor superior. Este método permite construir uma tabela de preços que passa a ser a referência para os orçamentos.

Por exemplo, em outsourcing é normal um recurso ser vendido por três vezes mais do que custa à empresa. No caso dos freelancers o preço por hora é, tipicamente, mais caro do que o de um recurso interno da empresa que efectue trabalho semelhante. Não nos podemos esquecer que os freelancers são, ao mesmo tempo, a empresa e o recurso, têm de pagar o seu ordenado, as suas obrigações fiscais e obter lucro para, como qualquer empresa, poderem crescer e criar um fundo para alturas menos fáceis.

Construir o Orçamento

Uma vez estando na posse dos elementos necessários para criar o orçamento, é fácil efectuar as contas numa qualquer folha de cálculo. Identifique as tarefas, estime as horas necessárias para cada tarefa, especifique o preço por hora e multiplique o preço pelas horas. Nos casos em que uma dada tarefa vai ser efectuada por um terceiro, pode indicar apenas o custo final dessa tarefa.

É importante ter algum grau de detalhe nas tarefas orçamentadas, se possível identifique as funcionalidade envolvidas. Esta opção permite ao frrelancer ter flexibilidade no futuro, quer seja na hora da negociação quer seja porque necessita de envolver outro recurso para desenvolver essas funcionalidades, dado que assim terá uma ideia aproximada do custo de fazer outsourcing do desenvolvimento de algumas das funcionalidades.

Factor K

É muito provável que o trabalho não possa ser totalmente executado pelo freelancer e que este tenha de recorrer a serviços de terceiros, por exemplo fazer tuning a uma BD ou encomendar o design de um site.
Pode também acontecer que existam algumas coisas no projecto para as quais o freelancer não possui conhecimento ou competência necessária e vai ter de optar por comprar esse conhecimento a terceiros ou então adquirir esse conhecimento.

Todas estas áreas “desconhecidas” criam algum desconforto, dado que nem tudo está sob o controlo directo do freelancer, por exemplo o tempo de aprendizagem de algo pode demorar mais do que o inicialmente previsto ou os recursos externos que freelancer contratou podem falhar.

Para minimizar o impacto destas situações, pode-se introduzir um factor K (comummente conhecido como “factor cagaço”) em cada uma dessas tarefas.  O factor K costuma variar entre os 10% e os 30%, e aplica-se somando à estimativa inicial a percentagem K dessa estimativa.

Descontos

O seu orçamento pode contemplar alguns descontos para determinadas tarefas. Por exemplo, pode ser aplicado um desconto a uma tarefa que não requer nenhuma qualificação especifica. Outro exemplo é efectuar um desconto sobre uma tarefa com a qual não está familiarizado, tal dividirá o custo de aprendizagem entre o freelancer e o cliente, o que é justo dado que o cliente não tem de pagar a aprendizagem do freelancer.

A aplicação de descontos deve ser efectuada com cuidado, dado que podem tirar flexibilidade negocial ao freelancer caso o cliente queira discutir o orçamento.

Exemplo

De seguia apresenta-se um exemplo de forma a clarificar e a consolidar o que foi explicado acima. É de referir que os valores são totalmente aleatórios e servem o único propósito de ilustração.
Imagine-se que o projecto em causa é uma loja virtual simples. Para construir a loja virtual vai ser necessário, de forma simples, efectuar as seguintes tarefas:

• Levantamento de requisitos
• Modelação e arquitectura
• Design da base de dados
• Design do site
• Programação
• Testes

Após o planeamento, ou estimativa, conclui-se que:

• Levantamento de requisitos: 56 horas.
• Modelação e arquitectura: 48 horas, 40 estimadas mais 20% de factor K.
• Design gráfico: 40 horas.
• Adaptação da framework: 20 horas.
• Programação da montra: 70 horas.
• Programação do backoffice: 70 horas.
• Design da Base de Dados: 32 horas.
• Testes: 40 horas.
• Gestão, Controlo e Reporting: 40 horas.

Partindo do principio de tem um preço fixo por hora de 20€, o orçamento será:

• Design Gráfico: 300€, comprado a uma empresa de web design por preço fixo.
• DBA (20€ – 50% desconto): 48horas x 10€ = 480€, 50% de desconto por aquisição de conhecimento dado que tem de aprender a trabalhar com a base de dados.
• Gestão, Controlo e Reporting (20€ – 50% de desconto): 25 horas x 10€ = 250€, 50% de desconto por ser uma tarefa sem necessidades de conhecimentos especializados.
• Tudo o resto: 433 horas * 20€ = 8660€.

Somando tudo dá: 9690€.

Apresentação do Orçamento

Uma vez construído o orçamento, a sua apresentação não deve ser descurada. Se o orçamento pode ser feito numa qualquer folha de cálculo, não é profissional o envio da mesma via email com uma mensagem do tipo “orçamento em anexo“.

Crie um documento específico para a apresentação de orçamentos. Não é necessário nada de complexo nem elaborado. Por exemplo, o documento pode ser constituído por:

• Uma página de rosto com a identificação do freelancer, do cliente e do projecto.
• Se entender que faz sentido ou é relevante, pode incluir uma página que sirva um pouco como cartão de visita, por exemplo pode explicar a missão e os valores. Se for um cliente novo, pode incluir referências a projectos importantes semelhantes. Se pelo contrário for um cliente com o qual já trabalhou, pode fazer referência aos projectos mais importantes que realizou para esse cliente.
• Inclua uma pequena explicação do orçamento. Se fez o orçamento baseado num documento do cliente, identifique esse documento como sendo a base para o que vai apresentar.  Se tal fizer sentido pode, por exemplo, explicar os descontos que efectuou por aquisição de conhecimento.
• Inclua o orçamento propriamente dito, identificando o tempo e o custo de cada uma das tarefas.
• Por fim inclua uma página a referir que o orçamento inclui IVA, ou que o IVA acresce , é válido por determinado período de tempo e, se tal fizer sentido, que é possível arrancar com o projecto a partir de determinada data.

Crie um PDF do documento em causa e envie-o ao cliente. Se o mesmo seguir por email, seja breve na mensagem mas deixe claro que espera uma resposta por parte do cliente, dado que não há nada pior do que a incerteza nestes casos.

Negociação

Se tudo correr bem, o cliente quererá falar com o freelancer e muito possivelmente um dos assuntos será a negociação do orçamento.

Esta situação é normal e requer alguma flexibilidade de forma a conseguir baixar o preço final do projecto sem nunca comprometer o planeamento nem o lucro. Para as empresas este tipo de “ginástica” é facilmente conseguido usando truques simples como cobrar o valor de um júnior por um sénior ou reduzir o factor de multiplicação do valor por hora. Um freelancer pode optar por outras estratégias, como por exemplo oferecer um valor mais baixo por hora em tarefas cujos conhecimentos técnicos são menos diferenciados ou oferecendo um desconto de 50% nas tarefas onde ainda não tem o conhecimento necessário, repartindo assim o custo de aprendizagem com o cliente. Pode negociar deixar de fora algumas tarefas ou funcionalidades para uma futura versão, isso vai baixar o custo final do projecto e muita vezes o cliente aceita esta situação dado as mesmas não são relevantes para a primeira versão.

Seja qual for a estratégia, o valor a cobrar nunca pode ser inferior ao valor de custo, pois caso contrário estamos a perder dinheiro.
Por vezes existe a tentação de assumir um projecto com prejuízo, de forma assumida e consciente, quando o projecto em causa é estratégico para o freelancer, por exemplo este quer mesmo entrar numa determinada área de negócio ou quer pôr um pé num determinado cliente. Esta opção é vista como uma estratégia e um investimento, recuperando o dinheiro investido ao longo do tempo, através de outros futuros projectos ou através da manutenção e suporte do projecto em causa. Esta estratégia requer bastante cuidado, uma vez que existe o risco do cliente não concordar com a subida de preço nos projectos seguintes ou simplesmente de ser price driven e uma vez findo o projecto vai de novo à procura de quem faça mais barato.

Parece que não consegui enganar ninguém… ehehe
É mentira queridos leitores, vou ficar e vão ter o SerFreelancer durante muito tempo !

]]> http://www.serfreelancer.com/anuncio/feed/ 4 http://www.serfreelancer.com/workstations-5/ http://www.serfreelancer.com/workstations-5/#comments Thu, 01 Apr 2010 09:00:09 +0000 AnaMartelo http://www.serfreelancer.com/?p=900 Há muito tempo que não vos apresentava aqui uma colecção de imagens de espaços de trabalho que até dão vontade de lá dormir. Para muitos o espaço de trabalho é o local onde passam a maioria do seu tempo, por isso é importante que seja realmente fantástico e que se sintam completos, para que o trabalho flua, e corra tudo da melhor forma possível…

Deixo-vos aqui alguns exemplos do que são óptimas Workspaces ou Workstations !

Capítulo 01: El Renacer

Capítulo 02: ROI

Capítulo 03: La función debe continuar

Capítulo 04: El premio

Eu pessoalmente trabalhando em casa acabo por me distrair com as mais pequenas coisas, o que me causa um grande transtorno na elaboração do meu trabalho. No entanto, não me vejo a trabalhar em equipa (talvez porque as experiências no passado não sejam as melhores) e gosto imenso de trabalhar em casa sozinha com tudo de bom que isso trás. Mas por vezes eu própria me desloco para sitios mais movimentados (como por exemplo a universidade, um ciber café ou mesmo a biblioteca pública), apenas por uma questão de sentir a presença humana enquanto faço aquilo que tenho para fazer no dia-a-dia.

Actualmente têm-se falado nestas questões e em tudo o que isso envolve. Tem aparecido também várias hipóteses que ajudam a todos aqueles que não se sentem bem a trabalhar em casa. Ultimamente tem-se falado muito no Co-Working.

O que é?

O Co-Working consiste na nova tendência mundial para o trabalho independente. Consiste na união de um grupo de pessoas que trabalham por conta própria, mas que partilham os mesmos valores que outros Freelancers. Quando as pessoas talentosas dividem o mesmo espaço, o fluxo de trabalho aumenta, a troca de ideias é constante e a troca de experiências faz com que o trabalho seja mais e melhor.

Normalmente é paga uma pequena mensalidade para garantir que temos um espaço nosso que está livre diariamente. Normalmente essa mensalidade inclui o espaço, a electricidade, a água e a Internet. Permitindo assim que os Freelancers tenham um espaço de trabalho em conjunto com outros ( da mesma área e não só ), onde podem interagir a qualquer momento e até fazer algumas parcerias de trabalho. Quem sabe se não encontra profissionais que completem as suas funções e nasce assim uma sociedade para iniciar um novo negócio.

Onde posso usufruir do serviço?

Actualmente já existem dois espaços principais que são relativamente conhecidos. Um em Lisboa e outro no Porto. Para acederem às informações necessárias para ingressar nestes espaços, dirijam-se aqui:

Co-Working no Porto – http://porto.the-hub.net/public

Co-Working em Lisboa – http://liberdade229.com

EDIT: Depois deste artigo ser colocado online, e de o ter publicitado no Twitter, tive conhecimento de mais um projecto na área de Lisboa. O CoWorkPicoas.  É de louvar novos projectos nesta área!

Mais um espaço em Lisboa : http://coworklisboa.pt/

Tomei conhecimento de mais um espaço localizado em Lisboa : http://www.luiana.pt
E um em Coimbra : http://xdatelier.org

Para já estes são os principais espaços que poderá usufruir desta inter ajuda, no entanto estão a aparecer cada vez mais espaços em outras zonas que podem ser usufruídos por todos os interessados.

O Co-Working está a ter um desenvolvimento cada vez mais exponencial e está a espalhar-se por todo o país. É uma óptima oportunidade por todos aqueles que trabalham por conta própria e querem fugir a rotina de trabalhar em casa e todos os inconvenientes que isso pode trazer.

Nós queremos ouvir a vossa opinião sobre este assunto.

Eram capazes de ingressar em algo assim? Quais são as vantagens para o vosso negócio?

Onde acham que um sistema assim poderia funcionar?