Não há uma segunda hipótese de causar uma boa primeira impressão e, quer se queira quer não, as primeiras impressões contam bastante. Este facto também se aplica às apresentações, uma vez concluída, não há uma segunda hipótese da mesma causar uma boa primeira impressão. Assim, quando fazemos uma apresentação, não nos resta outra hipótese senão usar a única oportunidade de causar uma boa impressão.

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Não gosto de fazer apresentações

O facto de não gostar de fazer apresentações é totalmente irrelevante. Não raras vezes temos de fazer actividades no nosso trabalho de que não gostamos, seja fazer um trabalho repetitivo e monótono, seja cobrar a dívida a um cliente mau pagador, ou tratar da contabilidade. Não interessa se gostamos ou não, simplesmente temos de o fazer, por isso há que trabalhar para criar uma apresentação que cause impacto.

Se preparar a apresentação correctamente a mesma correrá como pretendido, custará bastante menos a fazê-la e ficará contente com o seu trabalho.

Procedimento Comum

A tendência comum quando se fazem apresentações é agarrar num programa de apresentações, escolher um template, ou adaptar um já existente, e depois começar a escrever um rol de slides cheios de texto, ou com algumas imagens, tantas vezes de gosto duvidoso, ordenadas de forma a contar uma história que termina com um slide de título “Conclusão” e cujo conteúdo de toda a apresentação é lido à assistência.

Consegue pensar em algo mais aborrecido para presentear a sua audiência? Não admira que após o terceiro slide metade das pessoas esteja a mexer no telemóvel e a outra metade a fazer desenhos no caderno de apontamentos.

Para evitar esta situação, há que cativar a audiência logo no início e mantê-la interessada até ao fim.

Comece Pelo Fim

Comece por verificar onde a apresentação vai decorrer e qual o material de que vai necessitar. Depois contacte o responsável pelo local onde a apresentação vai decorrer e obtenha uma garantia de que todo o material vai estar disponível. Dado que por vezes esta confirmação só é dada algum tempo mais tarde, é necessário fazê-lo o mais cedo possível de forma a que se faltar algo ainda haja tempo para fazer algo em relação a essa falha.
Não descure nada na lista do que vai necessitar, não se cinja a listar “portátil, projector e cabo de rede”. E se na hora da apresentação não existir um cabo de rede disponível ou uma tomada de electricidade disponível onde ligar o portátil e este não tiver bateria? Para evitar situações desagradáveis como estas, indique mesmo todo o material de que vai necessitar de forma a não ser apanhado desprevenido.

Comece Mesmo Pelo Fim

Não comece por escolher o template, não é a cor de fundo ou o tipo de letra que vão cativar a sua audiência. Não perca tempo e foque-se no que é essencial. Comece por escrever os tópicos que necessita cobrir e crie um slide para cada um deles.

Veja o tempo que tem para fazer a apresentação, desconte 5 minutos por cada 20 de apresentação que tiver, e conte com uma média de dois minutos para cada slide. Ajuste o número de slides de forma a que caibam no tempo disponível. Tipicamente é necessário contrair a informação de dois ou mais slides num único slide, mas pode também dar-se o caso de poder expandir um tópico de um para dois slides, permitindo assim cobrir em maior detalhe esse tópico.
Se a sua apresentação contém uma demonstração, deverá também contemplar o tempo para a mesma e ajustar o número de slides envolvidos para o tempo restante.

Por exemplo, se tiver 20 minutos para fazer uma apresentação, deverá contar com slides para 15 minutos, ou seja a sua apresentação deverá ter 7 slides com conteúdo, que equivalem a 14 minutos, mais um minuto para a introdução e 5 para a assistência colocar dúvidas. Obviamente esta regra serve de indicador e permite que faça uma boa apresentação sem exceder  o tempo disponível. Em particular, se tiver de fazer uma demonstração, deverá ter em atenção ao peso da mesma na apresentação total, por exemplo se a apresentação necessitar de mais tempo terá de reduzir os slides a apresentar.

Se a sua apresentação for muito grande, por exemplo 2 horas, divida-a em secções do tipo “mini-apresentações”, e planeie um intervalo pelo meio. Ninguém aguenta duas horas seguidas de slides com concentração suficiente até ao slide final das conclusões, por isso pode usar as secções como “mini-apresentações”, por exemplo de 15 ou 20 minutos cada, e fazer alguma interacção com a audiência no final de cada uma.

A sério, comece mesmo pelo fim

Uma vez identificados os tópicos que deverão ser cobertos, comece por escrever o slide da conclusão.

Escreva o slide de introdução onde introduz o tópico, o produto, o problema ou a solução que vai apresentar. Este slide tem como objectivo contextualizar a audiência em relação à apresentação. Este slide deve estar totalmente em sintonia com o slide da conclusão.

Escreva o slide da agenda, este último é um pró-forma que costuma listar apenas os tópicos envolvidos na apresentação.

Uma vez concretizado o objectivo da mensagem da apresentação, e se achar que tal se aplica e se quiser ser arrojado, colocar esse slide logo a seguir ao slide da introdução, obviamente sob outro titulo que não “Conclusão”. Esta técnica, pouco usada, costuma cativar a audiência de duas formas:

1. dado que é pouco ortodoxa, você apanha a audiência desprevenida com algo novo e fresco em relação ao que é hábito, chamando-lhes a atenção; e
2. tal como Alfred Hitchcock, mostre a bomba e crie suspense, tipicamente as pessoas são curiosas e querem saber como chegou ali.

A ordem dos slides será mostrada mais à frente.

Conteúdo

Não escreva nada nos slides além de frases curtas nem use imagens de qualidade ou gosto duvidoso. Os slides servem para contextualizar, apoiar ou ilustrar o que está a dizer. É em si que a audiência deve estar focada e não nos slides. O que se pretende é que as assistência olhe para si e ouça o que tem para lhe dizer, é você, e não os slides, quem tem de passar a mensagem de forma clara.

O conteúdo dos slides não necessita de ser aborrecido, por isso, se se sentir à vontade, escreva de forma ousada, arrojada, inovadora, divertida, inteligente, mas nunca ofensiva. O mesmo se aplica às imagens. Ajuste a forma das mensagens nos slides à sua personalidade de forma a que a apresentação esteja em sintonia consigo, conseguirá assim dar um toque pessoal e tornar a apresentação muito menos aborrecida. Se não se sentir à vontade para fazer algo deste tipo, siga o que é comum e esperado, desta forma evitará problemas desnecessários.

Aqueles slides extra

Termine com um slide de “Questões”. Quando se consegue fazer uma apresentação sem matar de tédio a audiência haverá sempre questões, por isso deverá introduzi-las nos cinco minutos finais assinalando o tempo para as mesmas com um slide especifico.
Conhecendo o tema não será difícil saber quais as perguntas mais prováveis da audiência, por isso identifique quais as potenciais perguntas que lhe possam fazer. Por exemplo, é típico surgirem perguntas quando:

• há um tema que é mais complexo e como tal a explicação necessitava de mais tempo do que o usado durante a apresentação;
• é necessária mais informação do que a mostrada para suportar uma afirmação;
• há algo muito interessante para a audiência, mesmo que saia um pouco do contexto da apresentação, mas que foi apenas aflorado durante a apresentação;

Havendo questões terá de haver respostas e essas devem também estar previamente preparadas.
Prepare um slide para cada resposta que necessite de mais informação e coloque esses slides após o slide das “Questões”. Se lhe colocarem essas questões estará preparado para as responder da melhor forma, basta dizer “essa questão é bastante pertinente” enquanto avança até ao slide que contém o suporte para a sua resposta.

Se tiver de fazer uma demonstração, escreva um guião para a mesma tendo em conta os pontos relevantes que deve focar. Não se esqueça de que a demonstração deve estar alinhada com o conteúdo dos slides.

Forma gráfica

Agora sim,  pode escolher o template e fazer a o slide de capa. Não se esqueça da data, nome do autor e contactos no slide da capa. Se não tem um template standard ou corporativo e não é um designer, escolha um template simples e cujo fundo não crie confusão visual.

Escolha tipos de letras próprios para ecrã e sempre em tamanhos grandes, de forma a que sejam bem visível quando os slides são projectados. Não use tipos de letra que parecem infantis ou cómicos dado que transmite uma mensagem de amadorismo. Use cores que façam bom contraste e não cores muito próximas.
Lembre-se que a qualidade dos projectores nem sempre é a melhor e o que no ecrã nos parece bem, quando projectado o resultado fica muito aquém do esperado. Por exemplo, por vezes as cores confundem-se e o tipo de letra afinal não resulta muito bem quando projecto ou que o tamanho não permite uma leitura confortável a quem está mais longe.

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Quando usar imagens garanta também que estas são de boa qualidade e que quando projectadas vão ser perceptíveis. Se a imagem contém apenas um pequeno detalhe, talvez deva pensar em usar uma nova imagem com zoom nesse pequeno detalhe. Nunca use imagens que parecem infantis ou tiradas do clip art das suites de office dado que imagens dessas transmitem uma mensagem de amadorismo e até de uma certa preguiça, como se não se preocupasse o suficiente para procurar uma boa imagem.

Uma vez composto o aspecto gráfico, verifique se tem a sua apresentação em ordem:

Tradicional	Arrojada
Capa	Capa
Agenda	Agenda
Introdução	Introdução
Conteúdo	Conclusão
Conclusão	Conteúdo
Questões	Questões
Slides Extra	Slides Extra

Se tiver de fazer uma demonstração, tipicamente a mesma acontece no fim, mas esse pode não ser o seu caso. Coloque a sua apresentação onde esta fizer mais sentido.

Treine três vezes

Uma vez escrita, é necessário treinar a sua apresentação. A regra comummente aceite é de que treinar três vezes é suficiente. Esta regra é verdade para quem está habituado a fazer apresentações. Se não é o seu caso, treine as vezes necessárias até se sentir confortável, ou seja, até conseguir fazer a apresentação no tempo correcto sem recorrer à leitura dos slides.

Não tenha receio de fazer alterações à sua apresentação. Se durante os ensaios verificar há uma frase que fica melhor ou que um tópico está demasiado extenso, não hesite em fazer as alterações necessárias para que a sua apresentação fique melhor.

Se tiver de fazer uma demonstração, treine também a mesma. Não hesite em fazer ajustes ao guião, por exemplo se encontrar uma forma melhor de demonstrar uma funcionalidade.

Treine em frente ao espelho

Treinar em frente ao espelho e observar outros oradores, bons e maus, são técnicas que permitem detectar erros que não devemos cometer e que posições devemos usar para que a nossa postura e comportamento seja o melhor possível.

Uma boa posição transmite confiança à audiência, mostra que sabemos do que estamos a falar e que não temos medo de discutir o assunto olhos-nos-olhos.

Alguns erros comuns que devemos evitar são bastante simples, por isso:

• Nunca tenha as mãos nos bolsos;
• Nunca olhe para o chão;
• Nunca leia a sua apresentação;
• Nunca fale com voz trémula ou pouco audível;
• Nunca faça a apresentação sentado;
• Nunca esteja escondido numa posição em que a plateia não o veja;
• Nunca repita uma palavra inúmeras vezes, comummente conhecido como “muleta”, como por exemplo “por tanto”, “por isso”, “então”, etc.;
• Nunca ceda à tentação de mostrar que é melhor através de ataques a terceiros, cinja-se unicamente a mostrar porque é bom e em quê;
• Nunca distribua a apresentação antes da mesma começar, nem sequer sob a desculpa que é para tirarem apontamentos, isso vai distrair a sua audiência;

Regra de Ouro

Sempre que não se sentir à vontade ou tiver dúvidas na construção da sua apresentação, siga o seu bom senso ou o que é standard. Não tenha medo de tornar a apresentação um pouco mais aborrecida por causa disso. Optar por uma estratégia conservadora, ao contrario do que possa pensar após ler este artigo, não é uma má opção. Sem dúvida que é melhor fazer algo igual ao que todos fazem do que usar algo inovador mas que não resulte como esperado.

Evite que algo corra mal

Não seja apanhado de surpresa. Mesmo quando fazemos tudo como deve ser, o Sr. Murhpy pode sempre reservar-nos algumas surpresas desagradáveis de má imagem para nós mas cuja resolução até é bastante fácil .

Comece por levar levar uma cópia de segurança da sua apresentação em vários formatos. Por exemplo, leve uma cópia de segurança numa pen drive no formato nativo da apresentação e em PDF. Se o portátil avariar, poderá pedir um emprestado a alguém da sua audiência, e toda a gente tem uma aplicação de leitura de PDFs instalada.

Na manhã, ou no dia antes, da apresentação volte a confirmar de que tem todas as condições necessárias. Mesmo assim, sempre que possível leve o seu próprio material, seja uma extensão tripla para garantir que tem onde ligar o portátil, seja a sua própria pen para acesso à Internet.

Se estiver preparado e se algo correr mal, poderá minimizar esse problema, tornando-o um não problema. Se o problema acontecer perante a assistência, e se esta estiver atenta aos detalhes, poderá até usar isso a seu favor mostrando que não são pequenos contratempos que lhe atrapalham a vida.

Se no final da apresentação pensar para si mesmo “UAU, isto correu mesmo bem”, o objectivo terá sido atingido.

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